Guia definitivo para exportar contatos do WhatsApp

Temos observado que, ao longo dos anos, o WhatsApp se expandiu e passou a atender não apenas às necessidades pessoais, mas também ao mundo dos negócios. Dessa forma, em um ambiente profissional, o gerenciamento de dados e contatos no WhatsApp se torna crucial. As empresas, por exemplo, muitas vezes possuem um volume elevado de interações com clientes e precisam manter essas informações organizadas e acessíveis, e é por isso que saber como exportar contatos do WhatsApp corretamente pode fazer toda a diferença.

Neste post iremos explorar como você pode exportar seus contatos e como isso pode te ajudar. Confira!

O que é exportação de contatos?

A exportação de contatos é o processo de transferir os dados armazenados em um dispositivo ou plataforma para outro formato ou dispositivo. No caso do WhatsApp, isso significa transferir os contatos da plataforma para um arquivo que possa ser facilmente acessado e manipulado, como um arquivo CSV (Comma Separated Values). 

Ao exportar contatos do WhatsApp, você cria uma cópia dos dados que pode ser usada para backup, gerenciamento de informações ou integração com outras ferramentas, como CRMs. 

Isso é especialmente útil em ambientes empresariais, onde o volume de interações e contatos pode ser muito grande. Logo, a exportar contatos facilita o processo de comunicação, organização e análise de dados.

Como exportar contatos

Exportar contatos do WhatsApp pode ser simples se você souber as etapas corretas para realizar a tarefa. Além disso, o processo envolve o uso de aplicativos e recursos que garantem que os contatos sejam salvos de forma segura e organizada. Por isso, aqui estão os passos principais para exportar seus contatos de forma prática:

Passo 1: baixe um aplicativo adequado

Para exportar contatos de maneira simples, é necessário usar um aplicativo especializado. Um dos mais populares para esse tipo de tarefa é o “Contact to Excel”. Esse aplicativo permite que você exporte todos os contatos do WhatsApp para um arquivo CSV, que pode ser facilmente manipulado e visualizado em outros dispositivos.

Passo 2: abra o aplicativo e inicie a exportação

Após a instalação, abra o aplicativo e dê as permissões necessárias para acessar seus contatos. Ele solicitará que você escolha a opção de “Exportar contatos”, e esse processo pode levar alguns minutos, dependendo da quantidade de contatos armazenados no seu WhatsApp.

Passo 3: escolha o formato de exportação

Você terá que escolher o formato de exportação, e dos que aparecerem como opção, o formato CSV (Comma Separated Values) é o mais recomendado. Isso porque ele é compatível com várias plataformas e funciona em programas como Microsoft Excel, Google Sheets, ou até mesmo em sistemas de CRM para empresas.

Passo 4: visualize e gerencie os contatos exportados

Após exportar seus contatos, você pode abrir o arquivo CSV em seu computador ou dispositivo móvel. Para um gerenciamento mais fácil, é recomendável que você abra o arquivo no computador, onde terá mais opções para editar, adicionar e remover contatos conforme necessário. 

O arquivo CSV conterá informações importantes, como nomes, números de telefone e outros dados adicionais, o que facilita a organização da planilha.

Passo 5: importação e edição dos contatos

Uma vez que você exportar os contatos, você pode editar e, se necessário, importar novamente para o WhatsApp ou para outro sistema que você utilize. Isso inclui adicionar  novos contatos ou atualizar informações. 

Esse passo também é útil caso você queira criar grupos personalizados para facilitar a comunicação com diferentes segmentos de clientes ou colegas de trabalho.

Vantagens da exportação de contatos do WhatsApp

A seguir, listamos as principais vantagens dessa funcionalidade:

1. Armazenamento seguro e backup

Uma das maiores vantagens da exportação de contatos do WhatsApp é a segurança dos dados. Isso porque ao exportar seus contatos, você cria uma cópia de segurança das informações importantes. 

Isso é especialmente útil para proteger seus dados contra falhas do dispositivo ou perda acidental. Assim, com um backup armazenado em um arquivo, como um documento Excel, você pode facilmente restaurar os contatos caso algo aconteça com o seu celular.

2. Facilidade de acesso em vários dispositivos

Exportar contatos permite que você tenha fácil acesso a essa informação em diferentes dispositivos. Embora o WhatsApp seja uma ferramenta poderosa para comunicação, ele está limitado ao dispositivo em que o aplicativo está instalado. 

 

Então, exportando os contatos, você pode ver e gerenciar seus contatos em qualquer computador ou outro dispositivo, o que facilita o acesso a partir de diferentes plataformas, como PC, tablet ou até mesmo em outros aplicativos de CRM.

3. Organização e classificação de contatos

Exportar seus contatos do WhatsApp para um formato como CSV ou Excel permite que você organize esses dados de maneira eficiente.

As planilhas permitem que você coloque em categorias os contatos por diferentes critérios, como tipo de cliente, status do relacionamento, ou origem do contato. Ou seja, isso facilita não só a visualização mas também a análise e segmentação para campanhas futuras ou ações direcionadas.

4. Integração com ferramentas de CRM

Para empresas que utilizam o WhatsApp para atendimento ou vendas, a exportação de contatos é essencial. Após exportar os contatos, é possível importá-los em sistemas de CRM (Customer Relationship Management), permitindo uma gestão centralizada das interações com clientes. 

Essa integração com o CRM não só melhora a comunicação interna, como permite um acompanhamento mais eficaz e facilita a criação de relatórios sobre o desempenho da equipe de vendas ou de suporte.

5. Eficiência em campanhas de marketing

Para empresas que buscam engajar com seus clientes de maneira personalizada, a exportação de contatos facilita a criação de listas segmentadas para campanhas de marketing via WhatsApp.

Ao importar os contatos em ferramentas de automação de marketing, é possível enviar mensagens direcionadas, promoções exclusivas ou atualizações importantes, tudo de forma mais e eficiente.

6. Análise de dados e crescimento profissional

Quando os contatos são exportados e organizados em planilhas, fica mais fácil fazer análises detalhadas sobre a origem dos contatos, como eles interagem com a empresa ou quais são as áreas de maior interesse do público.

Essas informações podem ser cruciais para tomar decisões estratégicas sobre vendas, atendimento ou até mesmo para avaliar quais canais de marketing estão sendo mais eficazes.

7. Redução de erros humanos

Organizar contatos diretamente no WhatsApp pode ser confuso, especialmente quando há grandes volumes de mensagens ou vários grupos.

Nesse sentido, a exportação de dados reduz a chance de erros humanos, como contatos perdidos, números duplicados ou informações mal registradas. 

Isso porque com uma base de dados estruturada, as chances de cometer esses erros são menores, o que garante que nenhuma informação importante seja esquecida ou mal interpretada.

Como melhorar a interação no WhatsApp para empresas

Embora o WhatsApp seja uma ferramenta poderosa para comunicação, ele pode ser limitado quando se trata de gerenciar grandes volumes de contatos e interações.

Para as empresas que precisam melhorar suas interações no WhatsApp, o uso de uma plataforma de CRM (Customer Relationship Management) como o ClikCRM pode transformar a maneira como elas se comunicam com os clientes.

Com um CRM integrado ao WhatsApp, as empresas podem:

1. Centralizar os contatos em um só lugar

Com o uso de um CRM, todos os contatos do WhatsApp podem ser centralizados em uma única plataforma, facilitando o acesso e a organização, ou seja, os dados dos clientes ficam armazenados de forma mais eficiente e segura, sem a necessidade de ficar alternando entre diferentes aplicativos ou plataformas.

2. Segregar e organizar os contatos

Além de centralizar os contatos, o CRM permite que as empresas os organizem de acordo com diferentes categorias, como tipo de cliente, estágio do funil de vendas, localização, entre outros. Isso facilita a personalização do atendimento e ajuda a segmentar melhor as campanhas de marketing e vendas.

3. Aprimorar o atendimento ao cliente

Ao ter todos os dados dos clientes em um só lugar, os atendentes podem acessar rapidamente o histórico de conversas e interações anteriores. Logo, isso melhora a qualidade do atendimento, pois os atendentes têm uma visão mais clara do relacionamento com cada cliente, o que permite uma resposta mais personalizada e eficaz.

4. Automatizar mensagens e processos

O CRM também permite a automação de mensagens e processos, uma vez que as empresas podem configurar mensagens automáticas para responder rapidamente a dúvidas comuns, enviar ofertas ou até mesmo realizar agendamentos. Assim, a automação reduz a carga de trabalho e melhora a eficiência do atendimento.

5. Gerenciar múltiplos atendentes

Em uma empresa com vários atendentes, o CRM permite que todos acessem a mesma conta do WhatsApp simultaneamente, sem que os clientes precisem saber quem está atendendo. Isso garante que todos os atendentes estejam alinhados, o que proporcion uma comunicação mais eficiente e sem interrupções.

Conclusão

Saber como exportar contatos do WhatsApp é essencial para quem deseja organizar os dados, seja para uso pessoal ou profissional. É fato que assa ferramenta não só ajuda a preservar a integridade dos dados, mas também facilita o gerenciamento e a transferência dessas informações para outros sistemas.

Para empresas, a integração do WhatsApp com um CRM como o ClikCRM traz uma série de benefícios, desde a centralização e organização de contatos até a melhoria no atendimento ao cliente e na automação de processos. 

Com as medidas certas, é possível tirar o máximo proveito do WhatsApp, tornando essa poderosa ferramenta ainda mais eficiente na comunicação com clientes e no gerenciamento de informações.