O que é RPA e como integrar com plataformas de gestão de processos

A automação costuma ser uma das primeiras respostas quando a operação começa a “doer”. A promessa de ganhar velocidade, reduzir esforço manual e eliminar tarefas repetitivas é tentadora — e é nesse contexto que o RPA e gestão de processos entram rapidamente no radar das empresas.

O problema é que automatizar não é o mesmo que organizar. Quando o RPA é adotado sem clareza sobre como os processos realmente funcionam, o resultado costuma ser o oposto do esperado: uma operação mais rápida, porém fragmentada, difícil de governar e altamente dependente de exceções.

Por isso, a discussão moderna não é apenas o que é RPA, mas como integrar RPA à gestão de processos, garantindo automações sustentáveis, escaláveis e alinhadas à estratégia operacional.

Neste guia completo, você vai entender:

• O que é RPA e como funciona

• Onde o RPA gera mais valor

• Os limites do RPA quando usado sozinho

• Por que integrar RPA e gestão de processos

• Boas práticas para uma integração eficiente

• Como RPA, BPM e IA trabalham juntos

O que é RPA (Robotic Process Automation)?

Esses robôs são capazes de:

• Clicar em botões

• Preencher formulários

• Copiar e validar dados

• Navegar entre sistemas

• Executar rotinas operacionais padronizadas

Um ponto essencial é que o RPA não substitui sistemas nem altera sua lógica interna. Ele opera sobre aplicações existentes — inclusive sistemas legados — o que torna sua adoção rápida e menos custosa do que integrações tradicionais.

Por isso, o RPA costuma ser visto como porta de entrada para automação. No entanto, quando analisamos RPA e gestão de processos, fica claro que o RPA sozinho não resolve problemas estruturais.

Como funciona o RPA na prática?

A automação via RPA segue um fluxo claro, geralmente dividido em quatro etapas:

1. Mapeamento da tarefa

Antes de automatizar, é preciso entender exatamente como a atividade acontece:

• Sistemas envolvidos

• Regras aplicadas

• Exceções recorrentes

• Dados utilizados

Sem esse mapeamento, o robô apenas acelera erros existentes.

2. Configuração do robô

Com o fluxo definido, o robô é configurado para executar cada passo exatamente da mesma forma, seguindo regras pré-estabelecidas. Aqui, consistência vale mais do que complexidade.

3. Execução automatizada

O robô pode ser acionado por:

• Agenda

• Eventos

• Demandas específicas

Ele executa tarefas continuamente, mantendo padrão e previsibilidade.

4. Tratamento de exceções

Quando algo foge do padrão — dados inconsistentes ou regras não previstas — o robô interrompe o fluxo e direciona a exceção para análise humana, evitando as chamadas automações cegas.

Onde o RPA gera mais valor nas operações?

Financeiro e contábil

O RPA é amplamente usado em:

• Conciliações entre sistemas

• Lançamentos contábeis repetitivos

• Validações fiscais

• Geração de relatórios

O robô coleta dados, cruza informações e sinaliza inconsistências automaticamente.

Recursos Humanos

Em RH, o RPA atua em:

• Admissões em massa

• Atualização de cadastros

• Liberação de acessos

• Movimentações internas

Isso libera o time para atividades estratégicas como cultura, desenvolvimento e experiência do colaborador.

Atendimento e backoffice

No atendimento, o RPA executa:

• Consultas em múltiplos sistemas

• Atualização de status

• Registro de históricos

• Rotinas administrativas

Ambientes com sistemas legados

Quando não há APIs ou integrações viáveis, o RPA funciona como ponte operacional, viabilizando ganhos imediatos.

Os limites do RPA quando usado sozinho

Apesar dos benefícios, o RPA isolado apresenta limitações claras:

• Falta de visão ponta a ponta

• Automação de processos ineficientes

• Baixa governança

• Dificuldade de auditoria

• Alto custo de manutenção em mudanças

Esses limites deixam claro que RPA e gestão de processos precisam caminhar juntos.

Por que integrar RPA com plataformas de gestão de processos?

Enquanto:

• O RPA executa tarefas

• A gestão de processos define o caminho

Essa integração garante:

• Governança

• Visibilidade

• Rastreabilidade

• Escalabilidade

Como funciona a integração entre RPA e gestão de processos?

Nesse modelo:

• A plataforma de processos atua como o cérebro da operação

• O RPA entra como executor

• Pessoas atuam onde há decisão

Etapas humanas

Quando há necessidade de análise, o processo direciona a tarefa para a pessoa certa, com:

• Contexto completo

• Histórico

• SLAs

• Regras claras

Etapas automatizadas

Quando a atividade é operacional, o RPA é acionado automaticamente e executa exatamente o que o processo define.

Regras de negócio

As regras conectam pessoas, robôs e sistemas, determinando quando automatizar e quando escalar para humanos.

Boas práticas para integrar RPA e gestão de processos

1. Mapeie e estabilize processos antes de automatizar

2. Priorize tarefas repetitivas e previsíveis

3. Comece pequeno e escale com dados reais

4. Defina claramente o papel do robô e do humano

5. Monitore exceções, não apenas volume

6. Planeje manutenção e evolução contínua

Quando RPA, gestão de processos e IA trabalham juntos

• A gestão de processos orquestra

• O RPA executa

• A IA interpreta, classifica e prevê

Esse ecossistema cria automações adaptáveis, inteligentes e orientadas por dados.

Integrar RPA aos seus processos pode ser simples com a Clikchat

O RPA é poderoso, mas seu impacto real depende de contexto. Automatizar tarefas isoladas gera ganhos pontuais; integrar RPA e gestão de processos cria operações escaláveis e sustentáveis.

A Clikchat é uma plataforma pensada para orquestrar processos de ponta a ponta, integrar automações como RPA e conectar pessoas, regras e tecnologia em um único fluxo operacional — com visibilidade, controle e inteligência desde o primeiro dia.

Se você quer entender como aplicar RPA de forma estruturada na sua operação, vale conhecer a Clikchat na prática. Automatizar com propósito começa por processos bem geridos.

FAQ – Perguntas frequentes sobre RPA e gestão de processos

O que é RPA e gestão de processos?
É a combinação entre robôs de software que executam tarefas e plataformas que orquestram fluxos ponta a ponta.

RPA substitui sistemas?
Não. Ele atua sobre sistemas existentes, sem alterar sua lógica interna.

Todo processo deve ser automatizado?
Não. Processos com alta variabilidade e decisão humana não são ideais para RPA.

RPA funciona com sistemas legados?
Sim, esse é um de seus principais diferenciais.

Qual a diferença entre RPA e BPM?
RPA executa tarefas; BPM organiza, governa e monitora processos.

RPA e IA são a mesma coisa?
Não. A IA lida com decisão e variabilidade; o RPA executa regras fixas.